"há expressões e comportamentos que não ficam bem nas mensagens eletrónicas.
Evite estes erros: Seis emails que nunca devia mandar
Do site Exploding Dog
D.R.
D.R.
Não é fácil escrever emails. É difícil pôr com clareza o que se quer dizer e grande parte das vezes as pessoas não vão entender. Uma parte do problema advém do fato de o destinatário não o estar a ver. Não vêem o sorriso na sua cara e quem escreve também não se apercebe da expressão do outro lado. O que pode substituir as expressões faciais e o tom de voz? Como pode transmitir a sua mensagem de forma eficiente para todos?
O escritor Peter Drucker disse que a coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito. Mas podemos ir mais longe e dizer que o mais importante quando se envia um email é que seja claro o suficiente para que o destinatário não ouça o que não é dito.A verdade é que o que causa mais ruído na comunicação através do email é quando o destinatário interpreta a mensagem da pior maneira. Mesmo que só tenha sido escrita uma linha. E isto pode criar ressentimentos. Por isso, Ryan Dube identifica seis mails que nunca deve enviar. Para evitar problemas.
1. Enviar um romance. Um dos primeiros pecados que se cometem num email é escrever longas, longuíssimas, mensagens. Há quem o faça por achar que deve colocar todos os detalhes possíveis e imaginários no texto, mas a verdade é que a simplicidade compensa mais. Quando escreve emails muito complicados, está a falhar na eficácia da mensagem. Primeiro, o fato de escrever tanto pode fazer supor que não tem respeito pelo tempo do destinatário. Segundo, se um email com 500 palavras, organizado em vários parágrafos, faz todo o sentido para si, o mais provável é que esteja a confundir os restantes. Se costuma escrever escrever em demasia, volte atrás e comece a cortar. Veja se não está a enviar informação a mais. Diga às pessoas apenas aquilo que precisam de saber, não aquilo que você quer que elas saibam.
2. Enviar um email com duas palavras. A ofensa contrária ao romance é o email com uma ou duas palavras, que não explica nada. Aliás, não se percebe sequer a razão pela qual quem faz isto se dá ao trabalho de usar o email. Se tivermos sorte, uma mensagem destas pessoas terá uma frase. Se tivermos azar, o remetente vai pedir para se fazer algo, mas sem explicar exatamente como. É quase como mandar uma mensagem no meio de uma tempestade para as equipas de socorro, com coordenadas de localização. São mails extremamente frustrantes porque as pessoas têm que fazer um grande esforço para se perceber o que é pedido. A razão para muita gente enviar este tipo de emails pode ser uma aversão compulsiva a teclar. Mas que na maior parte das vezes não se percebe nada, lá isso é verdade.
3. Mandar um email geral, mas destinado a uma pessoa. Quer mesmo pegar com toda a gente no escritorio? Envie um email geral a repreender alguém que tenha feito algo de errado. É a humilhação pública. Não torne a questão pessoal. Provavelmente já toda a gente sabe que determinado colega fez algo que não devia ter feito, mas deve evitar a criação de um buzz interno. Respeite a cadeia de comando.
4. Usar expressões dramáticas. É outro comportamento comum quando se escrevem emails, especialmente por pessoas apaixonadas pelo trabalho ou que estão a falar sobre um determinado projeto. Frases como “O design está terrível” ou “A abordagem está estúpidamente vaga” apenas servem para introduzir alguma emoção. Mais nada. Se tirar essas expressões dramáticas verá que a mensagem é a mesma e mais eficaz.
5. Usar um tom passivo. Este é um comportamento comum em pessoas que ficam nervosas quando têm que asumir uma qualquer responsabilidade. É que se alguma coisa correr mal, não querem que lhes seja apontado o dedo acusador. Mas o que acontece é que as pessoas conseguem ver para lá do tom passivo dos emails. Por isso, se terminou uma tarefa ou atingiu um objetivo, não hesite em ficar com os créditos.
6. Escrever tudo na primeira pessoa. Este é um problema que pode minar muitas equipas. Quem escreve sempre os emails na primeira pessoa pode levar os outros a pensar que o projeto em causa não resultou de um esforço coletivo. Como se reconhecem estes emaisl? Conte as vezes que aparece a palavra «eu». São mensagens que levam os colegas de trabalho a sentirem-se pouco apreciados. E vai acabar por levar o remetente ao isolamento.
O escritor Peter Drucker disse que a coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito. Mas podemos ir mais longe e dizer que o mais importante quando se envia um email é que seja claro o suficiente para que o destinatário não ouça o que não é dito.A verdade é que o que causa mais ruído na comunicação através do email é quando o destinatário interpreta a mensagem da pior maneira. Mesmo que só tenha sido escrita uma linha. E isto pode criar ressentimentos. Por isso, Ryan Dube identifica seis mails que nunca deve enviar. Para evitar problemas.
1. Enviar um romance. Um dos primeiros pecados que se cometem num email é escrever longas, longuíssimas, mensagens. Há quem o faça por achar que deve colocar todos os detalhes possíveis e imaginários no texto, mas a verdade é que a simplicidade compensa mais. Quando escreve emails muito complicados, está a falhar na eficácia da mensagem. Primeiro, o fato de escrever tanto pode fazer supor que não tem respeito pelo tempo do destinatário. Segundo, se um email com 500 palavras, organizado em vários parágrafos, faz todo o sentido para si, o mais provável é que esteja a confundir os restantes. Se costuma escrever escrever em demasia, volte atrás e comece a cortar. Veja se não está a enviar informação a mais. Diga às pessoas apenas aquilo que precisam de saber, não aquilo que você quer que elas saibam.
2. Enviar um email com duas palavras. A ofensa contrária ao romance é o email com uma ou duas palavras, que não explica nada. Aliás, não se percebe sequer a razão pela qual quem faz isto se dá ao trabalho de usar o email. Se tivermos sorte, uma mensagem destas pessoas terá uma frase. Se tivermos azar, o remetente vai pedir para se fazer algo, mas sem explicar exatamente como. É quase como mandar uma mensagem no meio de uma tempestade para as equipas de socorro, com coordenadas de localização. São mails extremamente frustrantes porque as pessoas têm que fazer um grande esforço para se perceber o que é pedido. A razão para muita gente enviar este tipo de emails pode ser uma aversão compulsiva a teclar. Mas que na maior parte das vezes não se percebe nada, lá isso é verdade.
3. Mandar um email geral, mas destinado a uma pessoa. Quer mesmo pegar com toda a gente no escritorio? Envie um email geral a repreender alguém que tenha feito algo de errado. É a humilhação pública. Não torne a questão pessoal. Provavelmente já toda a gente sabe que determinado colega fez algo que não devia ter feito, mas deve evitar a criação de um buzz interno. Respeite a cadeia de comando.
4. Usar expressões dramáticas. É outro comportamento comum quando se escrevem emails, especialmente por pessoas apaixonadas pelo trabalho ou que estão a falar sobre um determinado projeto. Frases como “O design está terrível” ou “A abordagem está estúpidamente vaga” apenas servem para introduzir alguma emoção. Mais nada. Se tirar essas expressões dramáticas verá que a mensagem é a mesma e mais eficaz.
5. Usar um tom passivo. Este é um comportamento comum em pessoas que ficam nervosas quando têm que asumir uma qualquer responsabilidade. É que se alguma coisa correr mal, não querem que lhes seja apontado o dedo acusador. Mas o que acontece é que as pessoas conseguem ver para lá do tom passivo dos emails. Por isso, se terminou uma tarefa ou atingiu um objetivo, não hesite em ficar com os créditos.
6. Escrever tudo na primeira pessoa. Este é um problema que pode minar muitas equipas. Quem escreve sempre os emails na primeira pessoa pode levar os outros a pensar que o projeto em causa não resultou de um esforço coletivo. Como se reconhecem estes emaisl? Conte as vezes que aparece a palavra «eu». São mensagens que levam os colegas de trabalho a sentirem-se pouco apreciados. E vai acabar por levar o remetente ao isolamento.
Muitas vezes, o mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito" Fonte 
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