"Caiu na armadilha muito comum de olhar para a sua agenda como um concurso de popularidade? Saiba como escapar
Viciado em reuniões? Acabe com essa mania
Corte no número de reuniões
D.R.
15/04/2013 | 18:20 | Dinheiro Vivo
Gestor, substantivo. Definição do Manual: indivíduo responsável por um determinado conjunto de tarefas ou por uma determinada secção de uma empresa. Um gestor tem, normalmente, um staff que lhe reporta. Tradução Moderna: indivíduo que corre pela empresa, numa tentativa frenética de chegar a horas à próxima reunião, ao mesmo tempo que responde a e-mails num aparelho móvel.Alguns leitores podem rever-se na definição do manual e, nesse caso, parabéns. A maioria dos gestores, porém, já não tem tempo para gerir as pessoas que lhe reportam.
Caso tenha sido apanhado no ciclo frustrante de cancelar frequentemente encontros cara-a-cara, tenha dificuldade em delegar e sinta que perdeu o contacto com a sua equipa, é provável que já se sinta suficientemente mal. Não estou aqui para o fazer sentir-se pior. Quero, contudo, incentivá-lo a dar alguns passos, não só para cumprir integralmente as suas responsabilidades, mas também para desenvolver uma equipa fantástica. Estas estratégias foram concebidas enquanto me dediquei ao coaching de gestores, sobre a maneira de liderarem mais eficazmente as suas equipas – sem trabalhar mais horas.
Não podemos dar aos outros aquilo que não possuímos. Se estivermos confusos e divididos, a nossa equipa também estará. É necessário arranjar tempo para tornar claro o que queremos atingir com cada interação; isto significa passar mais tempo a estabelecer prioridades, preparações e acompanhamentos, e menos tempo em reuniões. Reduzir o tempo de reunião para devotar mais tempo ao pensamento estratégico exigirá um esforço de grupo, mas, com algumas estratégias simples, é possível.
Para começar, aceite menos convites para reuniões. Pergunte a si mesmo se caiu na armadilha muito comum de olhar para a sua agenda como um concurso de popularidade. Estará a medir o seu valor pelo número de reuniões para que foi convidado? Ir a muitas reuniões pode fazê-lo sentir-se importante, mas não é uma boa forma de gastar o seu tempo. Antes de aceitar um convite para uma reunião, pergunte a si mesmo, “Preciso mesmo de ir?” Se a resposta for não, recuse a reunião ou use uma destas estratégias menos intensivas em tempo:
– Peça para dar uma olhadela à ordem de trabalhos antes da reunião. Assim, poderá transmitir os seus comentários ao facilitador, que depois os partilhará. (Bónus: isto poderá levar o facilitador a fazer, de facto, uma ordem de trabalhos!)
– Mande outra pessoa do seu grupo, para comunicar a posição da equipa.
– Peça uma cópia das notas da reunião.
Caso se sinta culpado por declinar convites para reuniões, reformule a questão desta forma: “Se eu estivesse doente no dia da reunião, esta teria de ser reagendada?” Se a resposta for negativa, há grandes possibilidades de não ser preciso assistir. Se precisar de comparecer em algumas reuniões, mas apenas para fornecer input estratégico e não para ajudar na implementação tática, peça para a sua intervenção acontecer logo no início. Quando terminar, desculpe-se e não assista à discussão.
Em seguida, reduza o número de reuniões que marca, assim como a sua duração. Marca reuniões nas quais passa a maior parte do tempo a falar – talvez a fornecer “updates” a uma sala cheia de pessoas que estão, discretamente, a verificar os seus telemóveis? Quando não sabe de quanto tempo vai precisar para uma reunião decide, “por defeito”, que esta dure pelo menos uma hora, ou mais? Se assim for, tem de reprogramar a sua resposta por defeito, “em caso de dúvida, agendam-se 60 minutos”. Eis uma árvore de decisão que pode usar para uma estratégia eficaz de substituição:
O seu novo agendamento por defeito deve ser o menos dispendioso em investimento de tempo que, ainda assim, permita cumprir o objetivo final. Não marque uma reunião para um assunto que pode resolver com um telefonema, e não faça um telefonema por algo que possa ser comunicado por e-mail. Se tiver mesmo de marcar reuniões, desafie-se a torná-las mais rápidas. Experimente reuniões de 30 ou mesmo de 15 minutos e defina o objetivo de acabar mais cedo. Se chegar à conclusão de que é necessário mais tempo, pode aumentar a duração das reuniões seguintes mas, em geral, se estiver mais concentrado, isso não será necessário.
Quando começar a modelar uma boa etiqueta para reuniões, peça aos que lhe reportam diretamente que lhe sigam o exemplo:
– Não agende reuniões meramente informativas sobre assuntos que pode comunicar por e-mail. Use-as apenas para discussões e decisões que têm de ser realizadas com a equipa, em tempo real.
– Anexe uma agenda clara quando enviar a convocatória para a reunião – não dois minutos antes –, para que toda a gente possa perceber se precisa de assistir.
– Designe alguém para tomar notas minuciosas sobre a discussão, as decisões e o que justificou as conclusões. Transmita-as ao seu chefe e a toda a gente que possa precisar de estar envolvida – mas que não precise de ir à reunião.
Finalmente, mantenha a sua agenda livre, bloqueando o tempo de trabalho. Aproveite o tempo libertado antes que este se evapore. Enquanto transita de um estado reativo a um proativo, pode sentir-se um pouco desorientado por ter tanto tempo livre. Agora, que a sua agenda não está tão cheia de tarefas, pode preenchê-la com coisas que valham realmente a pena. Faça-o rapidamente, antes que o trabalho se expanda para ocupar o tempo disponível. Guarde tempo para o e-mail, preparação de reuniões, encontros privados com quem lhe reporta diretamente e pensamento estratégico. Mantenha os compromissos que faz consigo mesmo, tal como mantém os que estabelece com outras pessoas, de maneira que, tanto você como os outros, possam confiar que as coisas serão feitas, e a tempo.
Reduzindo o número de reuniões em que participa, libertará as pessoas à sua volta para fazerem escolhas razoáveis sem procurarem sempre o seu input. Isto reduzirá automaticamente o número de reuniões a que precisa de assistir, e instilará mais confiança na sua equipa. E, se estiver a usar esse tempo para definir estratégias e prioridades claras, a sua equipa tomará as decisões corretas –, quer você esteja presente, quer não.
HBR//Elizabeth Grace Saunders, autora de The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress, fundadora da Real Life E Time Coaching & Training, e autora de The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress
Reduzir o tempo de reunião para devotar mais tempo ao pensamento estratégico exigirá um esforço de grupo" FONTE
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